クラブ週報

広報常任委員会より、昨年度の取り組みと本年度の取り組みについての説明がありました。

■昨年度の取り組みについて
◇ＨＰの新規構築及びクラブ週報の投稿
以前は外部発注のため費用がかかっていたが、昨年より当クラブ会員で製作を行うことによりコスト削減を実現できた。
一連の作業はマニュアル化を進め今後も多くの会員が手掛けられるよう推進していく。
◇例会時出席受付システムのデジタル化を導入
以前は掲示された紙にスタンプで出席記録を行っていた。
タブレットを購入しスマイルと出欠記録を同時に行い且つ履歴も随時参照、共有を図ることが出来集計に関しても簡素化が実現し正確性も向上した。
◇らくらく連絡網による事前出欠確認のデジタル化
以前はＦＡＸで出欠の確認を行っていましたが、本システムの導入によりＰＣやアプリから出欠意思表明をすることが可能になりました。
人数の把握が一括でできるため事務局の負担軽減が実現しました。

■今年度の取り組み
1つ目はクラブ週報作成における全員参加、全員運営です。昨年は仕組みや枠組みを作りましたが、多くの課題を残しました。より敷居を下げ全員運営を実現できるよう進めていく。2つ目はマニュアル化の推進。会長方針にもあります「広報活動の効率的な運用とマニュアル化」を解釈し、進めて参ります。3つ目は全3回の卓話の企画です。外部卓話2回と内部の卓話を1回を計画しております。4つ目が「らくらく連絡網」の利用促進についてです。会長方針にも挙がっております「食事の無駄を省く」という部分にも繋がることで、今まで以上に本システムを利用していただき改善を図っていきたいと考えております。最後がMyロータリー登録の推進です。
◇クラブ週報作成における全員参加、全員運営
音声データの活用をしていきます。これはよりリアルな例会議事録であると同時に文字おこしへの負担軽減を目的としております。しかし、重要な部分は文字で興す必要があるため使い分けをしております。また、昨年の反省点として会員の皆様に鮮度の高い情報をお届けするため発信速度改善を意図しておりまます。そして更新システムも大幅に変化しており「多くの会員が携われる状態」を実現していきます。本年度、当委員会では全員が参加して分け隔てなく週報作成に関わって作成しており、次年度以降にも引き継いでいけるよう引き続き努めてまいります。
◇マニュアル化の推進
会長方針である「効率的な広報方法を調査してマニュアル化する」を実現する手法としてマニュアル化を進めています。マニュアルは広報に限った話ではなく他の委員会運営や理事会記録なども視野に入れ活動を検討しています。現状、会員ページに様々な資料をアップしておりますので活用いただけると幸いです。また、今後の次年度引継ぎを効率化する一助となれればと考えます。
◇全3回の卓話の企画　外部卓話2回、内部卓話1回を行います。
◇「らくらく連絡網」の利用促進
現在、会員49名中36名に登録をいただいております。是非、まだの方は登録いただきたいです。しかしながら、らくらく連絡網は間もなく「らくらく連絡網プラス」に移行します。ご案内のメールが送られてきますのでお手数ですが再度皆様に登録へのご協力をお願いします。らくらく連絡網プラスに移行しますとアプリでスマホから使うことができるようになり、より便利になりますので是非ご利用ください。
◇Myロータリー登録の推進
Myロータリーは自分たちのクラブの活動状況やその他の地域で行われているロータリーの活動を知ることが出来ます。登録自体はとても簡単なのでこれを機に参加していただけたらと思います。ロータリークラブの動向を知ることで、クラブに関する見識や活動の可能性も広がりますので一度開いてみてはいかがでしょうか。本年度、地区の目標では8割の登録達成が掲げれられております。現在当クラブではおよそ4割の登録となっております、目標達成に近づけるようご協力よろしくお願いします。